Administratieve verplichtingen

In Nederland moet elke onderneming een administratie bij houden. Het bijhouden van een administratie is vormvrij en kan naar eigen inzicht worden ingericht. Dit kan per branche heel verschillend zijn. Vooraf goed beginnen voorkomt op een later tijdstip extra kosten.


Er zijn diverse financiële pakketten in de handel om de administratie bij te houden. Welk pakket bij uw onderneming past, hangt af van welke activiteiten u gaat verrichten. Er zijn branche gerelateerde boekhoudpakketten en algemene boekhoudpakketten die u naar eigen wens kunt inrichten. Waar u ook aan moet denken is dat het pakket ook voldoende informatie kan verschaffen voor bijv. diegene die uw jaarrekening en belastingaangiften moet gaan verzorgen.


Het geordend bijhouden van de administratie is eigenlijk een must. Houd het periodiek bij en laat het niet te lang liggen. Zaken raken kwijt en een grote stapel papieren zal tot nog meer uitstel gaan leiden. Steeds meer wordt er overgegaan op het digitaal bijhouden van de administratie. Dit vergt een andere aanpak dan werken op papier. Voor beide administraties geldt dat er wel een bewaarplicht is van 7 of 10 jaren.


Factuurvereiste / facturering


Een factuur moet aan een aantal vereisten voldoen. Dit geldt voor zowel de uitgaande als binnenkomende facturen. Als een binnenkomende factuur niet aan de factuureisen voldoet, dan kunt u uw leverancier daarop attenderen. Op de factuureisen zijn een paar uitzonderingen, maar dan moet u denken aan aankopen <€ 100,--. Op zowel facturen als bonnen moet het btw bedrag (behoudens enkele uitzonderingen) vermeld staan om als voorbelasting op de periodieke aangifte in mindering te brengen op de verschuldigde omzetbelasting. Daarnaast is niet alle in rekening gebrachte btw aftrekbaar. Dit geldt vooral bij consumptieve bestedingen bij representatiekosten, maaltijden, koffie onderweg etc.


Binnen 14 dagen na afloop van de maand waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden moet er een factuur worden uitgereikt. Dus 'opsparen' van facturen per kwartaal of per jaar is niet mogelijk. Er zijn om praktische reden wel bijzondere toepassingen bijv. als er sprake is van het in rekening brengen van voorschotten.